Jak sprawdzić kody PKD swojej spółki w KRS — instrukcja krok po kroku

Omawianie zmian PKD w umowie spółki i wpisie w KRS

Po 31 grudnia 2026 r. system teleinformatyczny Krajowego Rejestru Sądowego sam wymieni kody PKD 2007 ujawnione w dziale 3 rejestru na kody PKD 2025 (art. 20e ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Zrobi to bez wniosku spółki i bez sprawdzania, czym spółka faktycznie się zajmuje. Przy części kodów to zwykła podmiana jeden do jednego. Przy 185 kodach jednemu kodowi PKD 2007 odpowiada kilka podklas PKD 2025 — i wtedy system wybiera jedną z nich za spółkę, na podstawie tabeli, a nie na podstawie działalności.

Poniżej instrukcja, jak w kwadrans ustalić, po której stronie tej granicy stoi Twoja spółka. Nie potrzebujesz do tego prawnika ani żadnego płatnego narzędzia.

Krok 1. Pobierz aktualne dane z rejestru

Wejdź na stronę wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości pod adresem wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl. Dostęp jest bezpłatny i nie wymaga zakładania konta ani logowania.

Wybierz rejestr przedsiębiorców i wpisz numer KRS spółki. Jeżeli go nie pamiętasz, możesz wyszukać podmiot po numerze NIP, REGON albo po fragmencie nazwy. Numer KRS ma dziesięć cyfr.

Po znalezieniu podmiotu pobierz informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu. To wystarczy — odpis pełny zawiera całą historię wpisów i przy tym zadaniu tylko utrudnia czytanie.

Krok 2. Znajdź dział 3

W pobranym dokumencie odszukaj Dział 3, Rubryka 1 — Przedmiot działalności. To jedyne miejsce, które nas interesuje. Znajdziesz tam dwie części:

przedmiot przeważającej działalności — jedna pozycja, kod na poziomie podklasy,
przedmiot pozostałej działalności — do dziewięciu kolejnych pozycji.

Razem w rejestrze może być ujawnionych nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jedna przeważająca (art. 40 pkt 1 ustawy o KRS). Wypisz sobie wszystkie kody, które tam widnieją, wraz z zaznaczeniem, który jest przeważający.

Uwaga na typowy błąd: nie sprawdzaj kodów z umowy spółki ani z zaświadczenia REGON. Automatyczna wymiana dotyczy wyłącznie tego, co figuruje w dziale 3 rejestru przedsiębiorców.

Krok 3. Sprawdź każdy kod osobno

Każdy kod z listy wpisz do wyszukiwarki kodów PKD. Narzędzie pokazuje trzy rzeczy naraz: ile podklas PKD 2025 odpowiada danemu kodowi, który z nich wpisze system, jeżeli spółka nie złoży wniosku, oraz jakie są pozostałe możliwości.

Wynik może wyglądać na trzy sposoby.

Jeden odpowiednik. Kod przejdzie jednoznacznie — system podmieni go na jedyną możliwą podklasę i wpis pozostanie prawidłowy. Ten kod możesz odhaczyć.

Kilka odpowiedników. Tu zaczyna się praca. System wpisze ten kod, który wskazano w kluczu interpretacyjnym — a klucz powstał na potrzeby masowej konwersji, nie po to, żeby ocenić Twoją spółkę. Sprawdź, czy podklasa wskazana przez system rzeczywiście opisuje to, czym się zajmujesz. Jeżeli nie, na liście pozostałych odpowiedników jest prawdopodobnie kod, który opisuje to lepiej.

Kod nie ma już swojego numeru w PKD 2025. Wyszukiwarka to sygnalizuje. Sam w sobie nie jest to problem — taki kod również ma w kluczach przypisany odpowiednik. Jest to natomiast pewna informacja o tym, że przedmiot działalności ujawniony w rejestrze nie był aktualizowany od wejścia w życie nowej klasyfikacji.

Krok 4. Porównaj z umową spółki

Ten krok ludzie najczęściej pomijają, a rozstrzyga on o tym, ile pracy przed Tobą.

Weź umowę spółki albo statut i znajdź postanowienie określające przedmiot działalności. W większości spółek zarejestrowanych przed 2025 r. jest on opisany kodami PKD 2007, często znacznie szerzej niż to, co ujawniono w rejestrze — umowa potrafi wymieniać kilkadziesiąt, a nawet kilkaset pozycji.

Pytanie brzmi tak: czy kody PKD 2025, które chcesz ujawnić, mieszczą się w przedmiocie działalności wynikającym z umowy?

Jeżeli tak — wystarczy zgłoszenie zmiany wpisu. Umowy nie ruszasz.
Jeżeli nie — konieczna będzie zmiana umowy spółki, a to osobna procedura, przy spółce z o.o. co do zasady wymagająca protokołu notarialnego.

Oceniaj to po treści, nie po numerach. Numer kodu w PKD 2025 może być identyczny jak w PKD 2007, a oznaczać zupełnie inną działalność — dlatego porównuj opisy, a nie cyfry.

Krok 5. Policz pozycje

Na koniec zsumuj to, co Ci wyszło. Jeżeli któryś z Twoich kodów rozpadł się na kilka podklas i faktycznie prowadzisz kilka z tych działalności, może się okazać, że prawidłowych kodów jest więcej niż dziesięć.

Wtedy trzeba wybrać. W pierwszej kolejności ujawnia się działalność przeważającą oraz te rodzaje działalności, które są regulowane albo wymagają wpisu do rejestru branżowego — bo tam zgodność danych rejestrowych bywa weryfikowana przez organ. Kody, które nigdy nie były wykorzystywane, wypadają pierwsze.

Wybór nie jest ostateczny. Pozostałe kody możesz ujawnić przy kolejnym wniosku o zmianę wpisu.

Co zrobić z wynikiem

Jeżeli wszystkie kody z działu 3 przechodzą jednoznacznie, nie musisz robić nic. Po terminie system wymieni je sam i wpis pozostanie prawidłowy.

Jeżeli choć jeden kod ma kilka odpowiedników, a wskazana przez system podklasa nie opisuje Twojej działalności — masz decyzję do podjęcia i czas do 31 grudnia 2026 r., żeby ją podjąć samodzielnie. Po tej dacie podejmie ją za Ciebie tabela.

Termin i opłata

Wniosek o wykreślenie kodów PKD 2007 i wpisanie w ich miejsce kodów PKD 2025, złożony do 31 grudnia 2026 r., nie podlega opłacie sądowej (art. 20e ust. 3 ustawy o KRS). Standardowa opłata za zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wynosi 250 zł.

Jeżeli spółka jeszcze w okresie przejściowym składa do KRS wniosek dotyczący przedmiotu działalności, ma obowiązek posłużyć się już klasyfikacją PKD 2025 (§ 2 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności). W praktyce oznacza to, że przy okazji zmiany zarządu, adresu czy umowy warto uporządkować kody od razu.

Kiedy warto to zlecić

Całą procedurę można przeprowadzić samodzielnie i przy prostym wpisie — kilka kodów, wszystkie jednoznaczne — nie ma powodu, żeby robić inaczej.

Zlecenie ma sens wtedy, gdy w dziale 3 jest kilka kodów wieloznacznych naraz, gdy prawidłowych kodów wychodzi więcej niż dziesięć albo gdy nie jest jasne, czy nowe kody mieszczą się w przedmiocie działalności z umowy spółki. To są trzy sytuacje, w których błąd kosztuje więcej niż analiza.

Sprawdź, co obejmuje obsługa zmiany kodów PKD, albo zobacz cennik pozostałych zmian w KRS.

Disclaimer:
Wszystkie treści zamieszczone na naszym blogu mają charakter wyłącznie edukacyjny i informacyjny. Nie stanowią one porady prawnej ani nie mogą być traktowane jako wyczerpująca analiza konkretnych sytuacji prawnych. Każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia i konsultacji z wykwalifikowanym prawnikiem. Nie ponosimy odpowiedzialności za skutki podjętych działań na podstawie informacji zawartych w artykule. W przypadku potrzeby profesjonalnej pomocy prawnej, zachęcamy do skontaktowania się z nami lub innym specjalistą.