Zmiana adresu i siedziby spółki w KRS krok po kroku – PRS i S24, opłaty, terminy, błędy

Zmiana adresu i siedziby spółki w KRS – procedura krok po kroku

Składanie elektronicznego wniosku o zmianę adresu w KRS przez portal PRS.

Zmiana lokalu biura, przeniesienie działalności do innego miejsca albo przeprowadzka do innego miasta to sytuacje powszechne w biznesie. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca traktuje je jako czysto „logistyczne” i odkłada formalności. W reżimie rejestrowym i procesowym to podejście potrafi być kosztowne: aktualność danych ujawnionych w KRS ma znaczenie nie tylko informacyjne, ale też prawne — w obrocie (zaufanie do rejestru) oraz w doręczeniach (adres rejestrowy jako punkt odniesienia). Dlatego warto podejść do tematu jak do czynności compliance: najpierw prawidłowo kwalifikujesz zdarzenie (czy to zmiana adresu w KRS, czy zmiana siedziby spółki KRS), potem dobierasz dokumenty i kanał złożenia wniosku (PRS albo S24), a na końcu pilnujesz podpisów, opłaty i spójności danych.

W tym poradniku dostajesz procedurę „krok po kroku” oraz praktyczne przykłady pokazujące typowe scenariusze i miejsca, w których wnioski najczęściej „wracają”.

Kiedy zmiana adresu wymaga wpisu do KRS

W rejestrze przedsiębiorców KRS ujawnia się m.in. siedzibę i adres podmiotu. To oznacza, że są to dane rejestrowe, których aktualność podlega obowiązkowi zgłoszenia. Podstawowy termin jest krótki i działa „automatycznie”: wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. To nie jest „miękka rekomendacja”, tylko norma ustawowa (art. 22 ust. 1 ustawy o KRS).

W praktyce — przy temacie jak zgłosić zmianę adresu — „zdarzeniem uzasadniającym wpis” będzie najczęściej: • przy zmianie samego adresu (w tej samej miejscowości): decyzja wewnętrzna spółki o przeniesieniu lokalu, która zwykle przybiera postać uchwały zarządu (chyba że umowa/statut przewiduje odmienny tryb), • przy zmianie siedziby (czyli miejscowości): uchwała organu właścicielskiego zmieniająca umowę spółki/statut, bo zmienia się element „ustrojowy” (miejscowość jako siedziba).

Ta różnica ma praktyczny ciężar, bo system KRS opiera się na domniemaniach i ochronie zaufania do rejestru. Ustawa o KRS przewiduje domniemanie prawdziwości danych ujawnionych w rejestrze oraz ogranicza możliwość zasłaniania się wobec osoby trzeciej nieprawdziwością wpisu, jeżeli podmiot zaniedbał niezwłocznego sprostowania (art. 17 ust. 1–2 ustawy o KRS).

W obrocie gospodarczym przekłada się to na prostą konsekwencję: jeśli w rejestrze jest stary adres, a spółka działa pod nowym, kontrahent działający w dobrej wierze może opierać się na brzmieniu KRS, a spółka bierze na siebie ciężar skutków braku aktualizacji danych (organizacyjnych, finansowych, a czasem procesowych) (art. 17 ust. 1–2 ustawy o KRS).

Przykład praktyczny: spółka przenosi biuro z jednej ulicy na drugą w tej samej miejscowości. Operacyjnie wszystko działa od dnia przeprowadzki, ale formalnie w KRS nadal widnieje stary adres. W tym czasie przychodzi pismo z banku, wezwanie od kontrahenta i korespondencja sądowa. Część korespondencji wraca, część trafia do starego lokalu. Nagle „przeprowadzka” przestaje być logistyką, a staje się realnym ryzykiem procesowym i finansowym. To jest właśnie praktyczny sens pytania jak zgłosić zmianę adresu — nie dla „porządku”, tylko dla bezpieczeństwa obrotu.

Zmiana adresu a zmiana siedziby – różnice prawne

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, siedziba osoby prawnej to miejscowość. Kodeks cywilny mówi wprost: jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający (art. 41 k.c.).

Z tego wynika rozróżnienie, które w praktyce KRS jest kluczowe: • Zmiana adresu oznacza zmianę ulicy, numeru, lokalu, kodu — ale w tej samej miejscowości. Zwykle nie wymaga zmiany umowy/statutu, a jedynie aktualizacji danych rejestrowych. To klasyczna „zmiana adresu w KRS”. • Zmiana siedziby oznacza zmianę miejscowości. To już wymaga zmiany umowy spółki albo statutu, czyli uchwały właściwego organu oraz wpisu do KRS. To klasyczna „zmiana siedziby spółki KRS”.

W spółce z o.o. ustawodawca mówi to wprost: zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru (art. 255 § 1 k.s.h.). Wpis ten ma charakter konstytutywny, uzależnia skuteczność zmiany od jej ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS.

To zdanie ma znaczenie praktyczne: przy zmianie siedziby (miejscowości) nie da się tego „przeskoczyć” samym formularzem. Jeśli w umowie spółki stoi „Poznań”, a wniosek mówi „Swarzędz”, sąd rejestrowy oczekuje dokumentów potwierdzających zmianę umowy — bo to nie jest korekta danych kontaktowych, tylko zmiana elementu umownego.

Przykład praktyczny: przedsiębiorca przenosi spółkę z Poznania do Swarzędza. Wypełnia wniosek jak przy „zmianie adresu w KRS”, bo w jego ocenie to nadal ta sama działalność, tylko „bliżej magazynu”. Sąd porównuje dane z umową spółki (siedziba: Poznań) z wnioskiem (siedziba: Swarzędz). Brakuje uchwały o zmianie umowy i dokumentów potwierdzających tę zmianę — wniosek wraca albo kończy się wezwaniem do uzupełnienia. Problemem nie jest formularz, tylko błędna kwalifikacja: to już nie adres, tylko zmiana siedziby spółki KRS.

W praktyce sądów rejestrowych to rozróżnienie działa „zero-jedynkowo”: jeżeli zmieniasz miejscowość, musisz wykazać zmianę umowy/statutu. Dlatego pierwszym krokiem w temacie zmiana adresu w KRS powinno być zawsze ustalenie, czy zmiana dotyczy jedynie adresu w obrębie tej samej miejscowości, czy obejmuje przeniesienie siedziby do innej miejscowości.

Zmiana miejscowości wymaga uchwały i wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS.

Jakie dokumenty przygotować (uchwały, umowa spółki, formularze)

Dokumenty dobiera się nie według intuicji („przecież tylko się przeprowadziliśmy”), lecz według tego, czy zmienia się miejscowość, oraz według tego, jaka forma jest wymagana dla podstawy wpisu.

Zmiana adresu w tej samej miejscowości Bezpieczny zestaw dokumentów może obejmować:

1. dokument korporacyjny potwierdzający decyzję (najczęściej uchwała zarządu o zmianie adresu),
2. wniosek o zmianę danych w KRS złożony elektronicznie (PRS albo S24),
3. prawidłowe podpisy elektroniczne pod wnioskiem i — tam gdzie trzeba — pod załącznikami.

Uchwała zarządu powinna być „rejestrowo czysta”: jednoznaczny nowy adres, data, oraz podpisy zgodne z zasadami reprezentacji wynikającymi z umowy spółki. W praktyce sąd patrzy przede wszystkim na spójność danych: czy adres w uchwale jest identyczny jak adres we wniosku.

Przykład praktyczny: spółka przenosi biuro w obrębie Warszawy. Uchwała zarządu wskazuje „ul. Nowa 105/79”, ale w formularzu ktoś wpisuje „ul. Nowa 105” bez lokalu, bo „to przecież detal”. Dla obrotu to detal; dla sądu — rozbieżność danych rejestrowych. Efekt: wezwanie do uzupełnienia albo zwrot.

Zmiana siedziby (miejscowości) Tu dokumentacja jest bardziej złożona, bo wchodzisz w zmianę umowy/statutu. Co do zasady potrzebujesz: • uchwały wspólników (sp. z o.o.) lub uchwały walnego zgromadzenia (S.A.) o zmianie siedziby w umowie/statucie, • dokumentu zmiany umowy/statutu w wymaganej formie (często akt notarialny — chyba że dana zmiana mieści się w reżimie dopuszczalnym dla wzorców i ścieżki S24), • w praktyce bardzo często także tekstu jednolitego umowy/statutu po zmianie (bo porządkuje aktualne brzmienie i ogranicza ryzyko rozjazdu dokumentów), • wniosku w PRS albo w S24 (o ile system i forma zmiany na to pozwalają).

W tym wariancie warto pamiętać o regule ustawowej, która jest jednocześnie „filozofią” rejestru: przy zmianie umowy spółki z o.o. wymagana jest uchwała oraz wpis do rejestru (art. 255 § 1 k.s.h.). W praktyce biznesowej oznacza to, że decyzje kontraktowe i komunikację „na zewnątrz” najlepiej synchronizować z momentem ujawnienia zmiany w KRS, a nie wyłącznie z datą uchwały.

Wniosek przez PRS/S24 – instrukcja techniczna

Zasada podstawowa: elektronicznie, ale dwoma kanałami Wnioski do KRS składa się w systemie teleinformatycznym (co do zasady: przez portal/reżim teleinformatyczny obsługujący postępowanie rejestrowe), a ustawowa konstrukcja jest taka, że wniosek i dokumenty dołącza się i wnosi w postaci elektronicznej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 19 ust. 2 ustawy o KRS).

W praktyce kanały są dwa: • PRS (Portal Rejestrów Sądowych) — e-formularze KRS w standardowym trybie postępowania rejestrowego, • S24 — tryb wzorców (i zmian „systemowych”) dla określonych spółek i określonych sytuacji.

Systemy PRS i S24 umożliwiają elektroniczne składanie wniosków o zmianę danych spółki.

Kiedy PRS, a kiedy S24 PRS jest bezpiecznym, „uniwersalnym” wyborem, gdy składasz standardowy wniosek o zmianę danych spółki w trybie e-formularzy, masz dokumenty „poza wzorcem” (np. notarialne) albo chcesz uniknąć ograniczeń S24. W praktyce PRS jest też naturalnym trybem przy zmianie siedziby powiązanej z dokumentami zmiany umowy/statutu w formie innej niż wzorcowa.

S24 natomiast nie jest „alternatywą dla każdego” — i to trzeba powiedzieć wprost, bo to jest najczęstsza przyczyna błędnych decyzji organizacyjnych. Kluczowe doprecyzowanie: S24 jest w praktyce sensowny przede wszystkim wtedy, gdy spółka była zarejestrowana w S24 i pozostaje w reżimie wzorca (czyli nie „wyszła” z niego przez notarialne zmiany umowy).

S24 ma sens, gdy: • spółka funkcjonuje w reżimie S24 (założona w S24 i bez notarialnych zmian umowy), • zmiana może być przeprowadzona przy wykorzystaniu wzorca uchwały i narzędzi systemu, • organizacyjnie łatwiej jest wygenerować i podpisać dokumenty zmianowe w samym systemie.

Opłaty: PRS 250 zł, S24 200 zł — bez domysłów Podstawa prawna opłat jest w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Co do zasady od wniosku o dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców pobiera się opłatę stałą 250 zł (art. 55 pkt 2 u.k.s.c.).

Ustawa przewiduje też szczególną opłatę 200 zł dla wniosku o zarejestrowanie zmiany dotyczącej sp.j., sp.k. oraz sp. z o.o. dokonanej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym (art. 55 pkt 3 u.k.s.c.).

Dodatkowo, w wielu starych poradnikach nadal krąży „350 zł”, bo historycznie przy niektórych kategoriach wpisów dochodziły jeszcze koszty ogłoszeń, które zostały zniesione nowelizacją z listopada 2025 r.— natomiast w typowym, prostym scenariuszu zmiany adresu/siedziby, punktem odniesienia dla opłaty sądowej pozostaje 250 zł (PRS) albo 200 zł (S24 – przy spełnieniu przesłanek z art. 55 pkt 3 u.k.s.c.).

PRS – instrukcja techniczna krok po kroku W PRS najbardziej „bezpieczny rejestrowo” schemat wygląda tak:

1. Logujesz się do PRS i wybierasz złożenie wniosku do KRS w trybie e-formularzy.
2. Wskazujesz spółkę (numer KRS) i wybierasz właściwy typ wniosku o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców.
3. Wybierasz zakres zmiany: ◦ jeżeli to zmiana adresu w KRS w tej samej miejscowości — aktualizujesz adres, ◦ jeżeli to zmiana siedziby spółki KRS — aktualizujesz siedzibę (miejscowość) i dołączasz dokumenty zmiany umowy/statutu (art. 255 § 1 k.s.h.).
4. Dołączasz załączniki (uchwała zarządu albo uchwała wspólników/walnego + dokumenty zmiany umowy/statutu). Obecnie, jeśli zmiana dokonana była u notariusza to on bezpośrednio przesyła akt notarialny obejmujący zmianę umowy spółki do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. System generuje ID CREWAN i to ten numer podajemy w trakcie wypełniania wniosku o zmianę wpisu w KRS przez PRS, nie musimy załączać treści aktu notarialnego. Nie zwalnia to jednak z obowiązku przesłania treści tekstu jednolitego umowy spółki po zmianach.
5. Podpisujesz elektronicznie wniosek zgodnie z mechaniką systemu (profil zaufany / kwalifikowany / podpis osobisty — w zależności od użytego rozwiązania).
6. Wnosisz opłatę 250 zł i wysyłasz wniosek (art. 55 pkt 2 u.k.s.c.).

Przykład praktyczny: spółka wypełnia wniosek w PRS poprawnie, ale dołącza uchwałę zarządu jako PDF „po skanie” z podpisami odręcznymi, zamiast elektronicznymi. Dokument wygląda na „podpisany”, ale formalnie jest to tylko obraz podpisów. W elektronicznym postępowaniu rejestrowym, dokumenty stanowiące podstawę wpisu powinny być przedstawione w takiej postaci, aby dało się zweryfikować ich autentyczność i umocowanie w realiach elektronicznego obiegu. To jest jeden z najczęstszych punktów zapalnych przy wniosku „zmiana adresu w KRS”, bo wniosek może być podpisany prawidłowo, ale problemem mogą okazać się załączniki w tym forma w jakiej zostały wysłane.

S24 – instrukcja techniczna krok po kroku S24 ma sens wtedy, gdy realnie korzystasz z narzędzi systemu (wzorce, dokumenty generowane w systemie) i chcesz skorzystać z opłaty 200 zł w ustawowym reżimie (art. 55 pkt 3 u.k.s.c.).

1. Logujesz się do S24 i weryfikujesz, czy Twoja spółka oraz zakres zmiany są możliwe do przeprowadzenia w systemie.
2. Generujesz dokumenty zmiany w logice systemu, w szczególności przy wykorzystaniu udostępnionych wzorców.
3. Podpisujesz dokumenty elektronicznie zgodnie z mechaniką S24.
4. Wnosisz opłatę 200 zł (jeżeli spełniasz warunki ustawowe) i wysyłasz wniosek (art. 55 pkt 3 u.k.s.c.).

Przykład praktyczny: spółka z o.o. chce zrobić zmianę adresu w KRS taniej i wybiera S24, ale nie korzysta z wzorca uchwały w systemie albo próbuje dołączyć dokumenty „poza logiką” S24. Efekt jest typowy: czas ucieka, a finalnie i tak trzeba złożyć wniosek w PRS z opłatą 250 zł. Wniosek jest prosty: jeśli celem jest szybka i skuteczna zmiana adresu w KRS, dobór kanału trzeba oprzeć na realnej dopuszczalności w systemie, nie na samej wysokości opłaty.

Opłaty sądowe i terminy

W realiach rynkowych opłaty są jednym z najczęściej wyszukiwanych tematów, więc podajmy je bez uproszczeń: • Zmiana adresu w KRS przez PRS: opłata stała 250 zł (art. 55 pkt 2 u.k.s.c.). • Zmiana adresu w KRS przez S24 (sp.j./sp.k./sp. z o.o., przy wykorzystaniu wzorca uchwały): opłata stała 200 zł (art. 55 pkt 3 u.k.s.c.). • Termin zgłoszenia: 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis (art. 22 ust. 1 ustawy o KRS).

Opłata za wpis zmian do KRS zależy od trybu złożenia wniosku.

W kontekście terminu kluczowe jest to, że „spóźnienie” rzadko boli jako abstrakcyjna sankcja. Boli w praktyce jako czas, w którym spółka funkcjonuje w obrocie na nieaktualnych danych — a to mści się w doręczeniach, bankach i relacjach z większymi kontrahentami, którzy wymagają aktualnych danych rejestrowych.

Najczęstsze błędy powodujące zwrot wniosku

Wnioski o zmianę adresu albo siedziby najczęściej wracają dlatego, że pojawiają się w nich powtarzalne błędy formalne. Najbardziej klasyczny błąd to pomylenie siedziby z adresem: w formularzu pojawia się nowa miejscowość, ale brak dokumentów zmiany umowy/statutu. Przy zmianie siedziby to nie jest „drobna korekta”, tylko czynność wymagająca uchwały i wpisu — w sp. z o.o. wynika to wprost z art. 255 § 1 k.s.h. Drugi błąd to niespójność danych w dokumentach: uchwała ma inny adres niż formularz, różni się kod pocztowy, numer lokalu albo zapis miejscowości. Dla przedsiębiorcy to detal; dla sądu rejestrowego to rozbieżność danych rejestrowych. Trzeci błąd to podpisy i „postać” dokumentów: w ramach postępowania rejestrowego podpis ma być realnym podpisem elektronicznym tam, gdzie system i wymogi czynności tego oczekują. Najczęściej problem nie dotyczy samego wniosku (bo wniosek wymusza podpis), tylko załączników (np. uchwał), które bywają dołączane jako skany dokumentów papierowych. W praktyce to częsty powód wezwań i zwrotów, bo sąd rejestrowy musi mieć pewność co do podstawy wpisu. Czwarty błąd to źle dobrany kanał: próba „upchnięcia” zmiany w S24, gdy system nie obsługuje danego stanu (np. spółka nie funkcjonuje w reżimie S24 albo dokumenty zmiany są poza wzorcem), powoduje stratę czasu. Jeśli celem jest skuteczna zmiana adresu w KRS, PRS bywa po prostu bardziej przewidywalnym wyborem.

Kiedy zmiana jest skuteczna wobec kontrahentów

Dla przedsiębiorcy kluczowe jest nie tylko „czy sąd wpisze zmianę”, ale też „od kiedy ja mogę bezpiecznie działać w obrocie tak, jakby zmiana już była skuteczna”.

Nieaktualny adres w KRS może powodować fikcję doręczeń i ryzyko procesowe.

Doręczenia i ryzyko procesowe: adres z rejestru jako punkt odniesienia W doręczeniach punkt odniesienia jest bardzo konkretny: Kodeks postępowania cywilnego wiąże doręczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru z adresem ujawnionym w tym rejestrze (art. 133 § 2² k.p.c.).

W praktyce oznacza to jedno: nieaktualny adres w KRS to ryzyko stricte procesowe. Przedsiębiorcy najczęściej uczą się tego „na zdarzeniu”: spółka przeniosła biuro, nie zrobiła zmiany adresu w KRS, a sprawa sądowa poszła na stary adres — potem zaczyna się ratowanie terminów i wnioski o przywrócenie, często już po fakcie.

Zaufanie do rejestru w obrocie: domniemanie prawdziwości wpisu Równolegle działa mechanika zaufania do rejestru: domniemanie prawdziwości danych wpisanych oraz ograniczenie zasłaniania się wobec osoby trzeciej nieprawdziwością wpisu w razie zaniedbania niezwłocznego sprostowania (art. 17 ust. 1–2 ustawy o KRS).

To jest powód, dla którego w relacjach z kontrahentami (umowy, aneksy, korespondencja) bezpieczniej jest traktować ujawnienie zmiany w KRS jako moment porządkujący w obrocie.

Przy zmianie siedziby: dochodzi reżim zmiany umowy/statutu Przy zmianie siedziby (miejscowości) dochodzi element „ustrojowy”: zmiana umowy/statutu. W spółce z o.o. ustawodawca wymaga uchwały i wpisu do rejestru (art. 255 § 1 k.s.h.).

W praktyce korporacyjnej oznacza to, że harmonogram przenosin do innego miasta warto układać tak, aby kluczowe „publiczne” konsekwencje (np. zmiana danych w umowach, aktualizacja w bankach) nie wyprzedzały wpisu.

Czy warto zlecić obsługę pełnomocnikowi

W przypadku prostej zmiany adresu czy siedziby, profesjonalna obsługa jest szczególnie racjonalna w trzech sytuacjach.

Po pierwsze, gdy to jest zmiana siedziby spółki KRS (inna miejscowość), bo wtedy wchodzisz w reżim zmiany umowy/statutu, a ryzyko błędu formalnego jest większe (uchwała, forma, spójność dokumentów, komplet załączników). Po drugie, gdy spółka ma dokumenty w trybie mieszanym (część zmian w reżimie wzorców, część notarialna), a dobór kanału i załączników wymaga doświadczenia w praktyce rejestrowej. Po trzecie, gdy stawką są doręczenia i terminy albo równolegle toczy się spór/negocjacje z bankiem lub dużym kontrahentem — bo wtedy jeden zwrot wniosku albo jeden błąd podpisu potrafi kosztować więcej niż profesjonalne przeprowadzenie procedury.

Zapoznaj się ze szczegółami naszej oferty: zmianakrs.pl/uslugi

FAQ – zmiana adresu i siedziby spółki w KRS

Czy zmiana adresu w KRS zawsze wymaga zmiany umowy spółki?

Nie. Zmiana umowy jest konieczna wtedy, gdy zmienia się siedziba rozumiana jako miejscowość (art. 41 k.c.). Jeżeli spółka zmienia lokal w tej samej miejscowości, zwykle wystarcza uchwała zarządu i wniosek aktualizacyjny.

Czym różni się zmiana adresu w KRS od zmiany siedziby spółki KRS?

Zmiana adresu dotyczy ulicy, numeru, lokalu i innych elementów adresowych w tej samej miejscowości. Zmiana siedziby dotyczy miejscowości i co do zasady oznacza zmianę umowy spółki/statutu wymagającą uchwały oraz wpisu (w sp. z o.o.: art. 255 § 1 k.s.h.).

Jak zgłosić zmianę adresu – PRS czy S24?

Możesz zgłosić zmianę elektronicznie przez PRS albo — w określonych przypadkach — przez S24. Wniosek składa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 19 ust. 2 ustawy o KRS). Szczegóły znajdziesz w artykule powyżej.

Ile kosztuje zmiana adresu w KRS?

W PRS opłata stała za zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wynosi 250 zł (art. 55 pkt 2 u.k.s.c.). W S24 może wynosić 200 zł, ale tylko w przypadkach wskazanych w ustawie (sp.j., sp.k., sp. z o.o. i wykorzystanie wzorca uchwały w systemie teleinformatycznym: art. 55 pkt 3 u.k.s.c.).

Jaki jest termin na zgłoszenie zmiany adresu lub siedziby do KRS?

Wniosek powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis, tj. podjęcia uchwały przez zarząd lub zmiany umowy spółki (art. 22 ust. 1 ustawy o KRS).

Czy mogę działać pod nowym adresem, zanim zmiana zostanie wpisana w KRS?

Operacyjnie tak, ale ryzyko prawne rośnie, bo doręczenia i obrót opierają się na danych rejestrowych (doręczenia: art. 133 § 2² k.p.c.; zaufanie do rejestru: art. 17 ust. 1–2 ustawy o KRS). Warto zadbać o faktyczny odbiór korespondencji ze „starego” adresu do momentu ujawnienia zmian w KRS.

Czy przy zmianie siedziby spółki (miejscowości) wpis do KRS ma znaczenie dla skuteczności?

Tak — w spółce z o.o. zmiana umowy wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru (art. 255 § 1 k.s.h.). Wpis ten ma charakter konstytutywny – skuteczność zmian jest uzależniona od ich ujawnienia w rejestrze.

Orzecznictwo – doręczenia na adres rejestrowy i skutki nieaktualnego adresu

Poniżej znajduje się wybrane orzecznictwo w zakresie skutków zmian adresowych.

Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe w Gdańsku — sygn. IX Nc 2491/19, postanowienie z 28 lutego 2022 r. (uzasadnienie 3 lutego 2022 r.)

Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe w Gdańsku — sygn. IX Nc 2491/19, postanowienie z 28 lutego 2022 r. (uzasadnienie 3 lutego 2022 r.)

„Odpis nakazu zapłaty został skierowany do pozwanego na adres siedziby pozwanego wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przesyłka była dwukrotnie awizowana, a następnie zwrócona do sądu jako niepodjęta w terminie. Zgodnie z art. 139 § 1 k.p.c. przesyłkę uznano za doręczoną z upływem czternastego dnia od pierwszego awizowania.” „Zastosowanie znajduje art. 133 § 2² k.p.c., zgodnie z którym pisma dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru sądowego doręcza się na adres udostępniony w tym rejestrze. Obowiązkiem powódki było oznaczenie w pozwie adresu ujawnionego w rejestrze, co też uczyniła.” „Okoliczność, że powódka znała inny adres korespondencyjny pozwanego, nie niweczy skuteczności doręczenia dokonanego zgodnie z danymi ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym.” „Sprzeciw wniesiony po upływie terminu należało uznać za spóźniony.”

Sąd Najwyższy — sygn. II CSKP 471/22, orzeczenie z 15 czerwca 2022 r.

Sąd Najwyższy — sygn. II CSKP 471/22, orzeczenie z 15 czerwca 2022 r.

„Zgodnie z art. 133 § 2c k.p.c. pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru doręcza się na adres do doręczeń wskazany zgodnie z art. 19a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.” „Ustawodawca wprowadził mechanizm powiązania danych ujawnianych w rejestrze z doręczeniami sądowymi, nakładając na podmioty obowiązek aktualizowania adresów do doręczeń w aktach rejestrowych.” „Zaniechanie wykonania tego obowiązku obciąża podmiot wpisany do rejestru, który nie może skutecznie powoływać się na brak wiedzy o toczącym się postępowaniu, jeżeli doręczenie nastąpiło zgodnie z adresem ujawnionym w rejestrze.”

Sąd Okręgowy w Szczecinie — sygn. VIII Gz 281/16, postanowienie z 5 grudnia 2016 r.

Sąd Okręgowy w Szczecinie — sygn. VIII Gz 281/16, postanowienie z 5 grudnia 2016 r.

„W razie niemożności doręczenia pisma adresatowi, operator pocztowy pozostawia zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki, a po bezskutecznym upływie terminu siedmiu dni czynność tę ponawia. Po upływie czternastu dni przesyłkę uznaje się za doręczoną.” „Przyjęcie skuteczności doręczenia w tym trybie stanowi tzw. fikcję doręczenia, będącą wzruszalnym domniemaniem prawnym. Adresat może je obalić, wykazując nieprawidłowości w przebiegu czynności doręczenia.” „Samo niepodjęcie korespondencji pod prawidłowym adresem nie stanowi podstawy do przyjęcia braku skuteczności doręczenia.”

Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie — sygn. XI GNc 386/23, postanowienie z 3 lipca 2023 r.

Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie — sygn. XI GNc 386/23, postanowienie z 3 lipca 2023 r.

„Zgodnie z art. 133 § 2 k.p.c. pisma procesowe lub orzeczenia dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism.” „Z kolei w myśl art. 133 § 2 2 k.p.c. pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru sądowego (jak ma to miejsce w przypadku pozwanej spółki) doręcza się na adres udostępniony w tym rejestrze, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego adresu, który podlegałby udostępnieniu, adres wykreślony jest uważany za adres udostępniony w rejestrze.”

Disclaimer:

Wszystkie treści zamieszczone na naszym blogu mają charakter wyłącznie edukacyjny i informacyjny. Nie stanowią one porady prawnej ani nie mogą być traktowane jako wyczerpująca analiza konkretnych sytuacji prawnych. Każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia i konsultacji z wykwalifikowanym prawnikiem. Nie ponosimy odpowiedzialności za skutki podjętych działań na podstawie informacji zawartych w artykule. W przypadku potrzeby profesjonalnej pomocy prawnej, zachęcamy do skontaktowania się z nami lub innym specjalistą.